Frais de réception, de représentation et de congrès : comment les déclarer dans votre 2035 ?

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Pascal Lamperti (pascal.lamperti@media-sante.com) -

Publié le 22/04/2022

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Suite de notre revue sur les particularités ou subtilités de certaines dépenses professionnelles déductibles autour de l'un des postes les plus sensibles qui soient...

L'invitation d'un confrère au restaurant est déductible, sauf option pour le forfait en secteur 1
Crédit photo : GARO/PHANIE

Voici les clés d’optimisation de ce poste sensible (ligne 26) des frais de réception et congrès en gardant en tête la règle de base : sont déductibles les seuls frais justifiés, ayant un rapport direct et certain avec votre activité professionnelle, en évitant les dépenses somptuaires ou personnelles. Leur prise en compte diffère selon votre secteur conventionnel.

Installés en secteur 1

Une tolérance administrative vous laisse à choisir entre :

● l’option pour la déduction pour leurs montants réels de tous vos frais de réception, représentation et congrès, et leurs prolongements que sont les frais de déplacement, de cadeaux, de repas et d’hébergement ;

● l’option conventionnelle par évaluation forfaitaire (à un montant valant 2 % de vos recettes brutes avant rétrocessions d’honoraires) de la seule liste exhaustive de dépenses suivantes : réception (ligne 26), représentation (26), prospection (30), blanchissage (30), cadeaux professionnels (26 ou 30), petits déplacements non automobiles (24) travaux de recherche (30).

Attention d’abord au piège redoutable de l’option conventionnelle : l’inscription dans votre comptabilité d’une seule dépense concernée vaut renonciation à l’option pour l’année ! Ce qui nécessite de prendre la bonne habitude de traiter en comptabilité toutes ces dépenses en prélèvements personnels.

Notre conseil ensuite : en option conventionnelle, vos autres frais (hors liste, donc) sont à porter en ligne 26, notamment vos frais de congrès et vos frais de déplacements à l’extérieur de votre agglomération (parcmètres inclus). D’où les combinaisons possibles suivantes : a) lors de réunions de travail, congrès ou séminaires extérieurs à votre ville d’exercice, pourront donc être déduits vos frais de petits déplacements ainsi que vos frais d’inscription et de séjour (repas et hébergements) en ligne 24 ou 26. Cela en sus du montant de la déduction forfaitaire de 2 %, si vous l’avez choisi, qui se déclare lui en ligne 43 ; b) il n’en ira malheureusement pas de même pour les autres petits frais de réception et de représentation que vous engageriez lors de ce même congrès extérieur, tels par exemple les coûts portant sur des repas ou apéritifs « d’affaires », qui sont alors inclus dans la déduction de 2 % et ne doivent pas apparaître en comptabilité. Mais si vous n’invitez personne, n’oubliez pas que vos propres frais supplémentaires de repas iront nourrir la ligne 24.

Installés secteur 2, hors convention ou remplaçants

En ligne 26, vous déduirez tous les frais suivants :

● Les repas « d’affaires » entre confrères, au besoin en présence des conjoints, localement (y compris à votre domicile) ou dans le cadre d’un déplacement professionnel. N’oubliez pas de noter l’identité des invités au verso des justificatifs de ces frais, alors entièrement déductibles par l’organisateur. Et en déplacement, rien n’interdit d’être à tour de rôle cet organisateur (avec vos confrères) pour éviter les limites et plafonds de la ligne 24 inhérents à vos frais supplémentaires de repas en déplacement dès lors que les montants ne sont pas somptuaires.

● Certains frais d’inscription, de transport, d’hébergement, de repas, de documentation, etc., ne sont déductibles que pour leur seule part professionnelle. Après avoir déduit la totalité des factures acquittées, vous réintégrerez éventuellement la part touristique (les frais d’excursions au cours du congrès, par exemple) ou la part des personnes accompagnantes non professionnellement concernées. Une précision : n’oubliez surtout pas de conserver le programme scientifique du congrès afin de pouvoir justifier la part de sa nature professionnelle, ainsi que l’attestation de votre présence.

● Chez les remplaçants, les cadeaux professionnels et les frais de représentation effectivement engagés pour le maintien de bonnes relations confraternelles et professionnelles sont déductibles. Exemples : vous invitez un confrère installé au restaurant à l’occasion d’un long remplacement que vous effectuez pour lui ; ou bien vous offrez des fleurs ou tout autre cadeau à l’installé remplacé pour adoucir son retour professionnel.

À noter, le plafond de déductibilité des cadeaux offerts à titres professionnel. Ordinairement fixé à 5 % du PASS (171 €), il a été fixé pour 2021 à 250 € dans le cadre du plan de relance du Ministère de l’Économie.

Le cas particulier des œuvres d’art

Dès lors que vous exercez en régime BNC, vous êtes exclu du dispositif de déduction favorable offert aux entreprises commerciales qui achètent des œuvres originales d’artistes vivants. Par ailleurs, la doctrine fiscale vous interdit de pratiquer une déduction par voie d’amortissement (et son immobilisation au tableau correspondant) d’une œuvre d’art, qu’elle soit d’un artiste vivant ou mort. Si vous choisissez d’embellir votre cadre de travail tout en déduisant de votre résultat cette dépense professionnelle, en l’état actuel, vous êtes contraint de recourir à des œuvres dont le prix unitaire est inférieur à 600 € TTC et que vous déduirez en ligne 26.

Remarque : des sociétés spécialisées vous offrent la possibilité de contourner habilement les règles ci-dessus en vous proposant l’acquisition d’œuvres d’art de décoration du cabinet via la LOA (location avec option d’achat). Les loyers devenant ainsi déductibles lorsque leur caractère somptuaire n’est pas établi, dès lors que la valeur résiduelle du contrat de LOA reste inférieure à 600 € TTC. Prudence : veillez à ne pas surpayer votre investissement professionnel dans ce domaine si… particulier.

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Pascal Lamperti